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【法律評析】淺談英文律師函撰擬

2021-06-07 李依玲 美國紐約州律師
李依玲
美國紐約州律師
銘傳大學財經法系講師

在台灣工作的法律界從業者,應該多少都碰過為客戶草擬中文存證信函,筆者記得從台大法律系剛畢業第一份工作,應徵到一間小事務所擔任法務助理時,就被指派草擬一份中文的存證信函,對當時初出茅廬的大學畢業生來說,還真是完全沒有頭緒呀!筆者雖然在二十餘年法律工作上,較少處理糾紛案,然而中文存證信函還是不免寫過幾回,對於平日以專事從事訴訟糾紛案件的律師而言,撰擬中文存證信函根本就是家常便飯了!然而英文的律師函警告函要怎樣撰擬呢?這部分或許對在台灣從事法律工作者較為陌生,除了對於語言掌握度的較不熟悉之外,英文律師函警告函和中文存證信函律師函有什麼不同呢?筆者因為求學工作背景,多半以處理外文相關案件較多,自然也會有一些機會需要進行英文警告函知草擬,以下就筆者撰擬之經驗,對於草擬英文警告函或是律師函提出一些淺見。

一、名稱與格式
 
首先,律師函或是警告函的英文名稱為warning letter、demand letter或是cease and desist letter(”C&D Letter”),以現在網路資源充足的狀況下,大家著手進行前,應該都會先Google一下範本來參考,建議key word用上述三個做尋找,這是比較常見的國外用法,從字面上的意思就可以了解到他要表達的是警告、要求或是停止的通知。

格式部分則同於一般英文信件,左上角收件人姓名、職稱、地址、及電子郵件。主題(RE:[   ])通常置中,日期亦通常置於信件最上方,左上、中間、右上都可,較少見於最後簽名之下。加上公司或事務所表頭logo,稱呼對方以”Dear Mr./Mrs.”開始。

二、開頭
 
英文律師函或警告函,同樣可以從當事人(客戶)的口吻撰擬,亦可以以律師口吻撰擬,兩者撰擬方式的差別跟中文存證信函是以律師或當事人大同小異,就是在一開始信件開頭開宗明義敘明清楚即可。

例如商標侵權,以當事人口吻發函寫法可如下起頭:
It has come to our attention that you are using the [description of infringing trademark] trademark in connection with your goods and services. Your trademark is confusing similar to our trademark, in particular [description of the infringement fact].

如係以當事人口吻回函,可以下述方式開頭:
Your letter dated [date], has been duly received. We were informed of your continuous work for the [activities] regarding [description of matter]. However, as being strongly expressed multiple times by [name of the company], [description of matter] is critical to [name of the company]. We hereby again request complete [data or document] to be delivered by [date], otherwise it will be of no value.

如以律師口吻的律師函則起頭方式可為:
Reference is made to [letter, email, or agreement]. On behalf of my client, [name of the company], this letter serves to notify you to immediately transfer [document / data] by [date].

三、據稱事實
接下來就進入到據稱的事實主體了,這部分和中文存證信函或是律師函類似,然而英文的寫法邏輯性比較強,書寫方式歸納建議如下:

(一) 一個段落一個主題
英文論述模式為一個段落表明一個主題,而每個段落的第一句,也就是該段主題之陳述。故建議以此方式進行英文律師函或警告函之草擬。
(二) IRAC
至於IRAC寫法也可某程度加以落實,所謂某程度的意思,是因為畢竟律師函或警告函無須寫得太詳細,故對於各項討論主題,並不需要那麼完整的分析討論
(三) 講清楚說明白
最主要的重點也就是一樣要「講清楚說明白」,中文語句表達方式較為曖昧不清,容易留下一些模寧兩可的猜測,筆者認為這是英文書寫上所要極力避免的!亦切勿以中文方式思考或撰擬英文,中式英文將會讓讀者惶惶不知所云!
(四) 正式而精確的用語
用字方面則必須以正式而精確用語,畢竟這樣信函的發送通常都是正式法律行為發動前之的通知,雖然據稱事實僅為單方面主張,仍應秉持未來有可能進行到訴訟程序的態度而謹慎為之。
 
以筆者近期為國內當事人撰擬致國外公司之律師函以及警告函為例,在審閱雙方當事人先前警告函或律師函交換時,發現前面兩封警告函及律師函表達並不清楚,是否欲終止合約或是何時終止合約語意含混不清–當然這有可能是基於當事人的要求!也自然會造成後續承辦人員的困擾。然而如非是基於當事人的要求(惟即便當事人這般要求,也最好跟當事人解釋模寧兩可主張對後續法律行動毫無助益),筆者強烈建議撰擬英文律師函及警告函之法律從業者應秉持講清楚說明白,以英文語句文法鋪陳方式進行草擬,有邏輯性地把據稱事實謹慎而精確地妥切表達

四、結尾
 
結尾方式亦類似於中文存證信函或律師函,就是據稱事實描述完成後,明白指出具體之要求,通常是要求對方於幾日內停止侵權行為、提出文件或說明、還款等等。同時亦會表明對方不配合,後續將採取法律行動,或是保留所有法律權利等。和中文存證信函及律師函所不同的是,中文律師函通常會引據具體相關法條,英文則較少之。畢竟英美還是common law,判例法國家,雖然他們的法條也不見得比我們來的少。

常見C&D Letter或demand letter結尾寫法如下:
We hereby demand that you [immediately/within [number] days upon receipt of this letter] cease and desist from using our trademark. If you do not cease and desist the infringing activity within the above stated time period, we will be forced to take appropriate legal action against you and will seek all available lawful damages and remedies.

以律師口吻的律師函也可以下述方式結尾:
To mitigate losses, my client hereby requests delivery of [date/document] as soon as applicable but no later than [deadline]. If we do not receive full [data/documents] delivered by this date, we reserve the right to pursue any and all available legal and equitable remedies against [name of the company].

最後,由於是信函發送,切莫忘記,信件結尾最終應署名。


文末筆者想提醒,一般人通常收到存證信函、律師函、警告函時,無論是中英文,都會讓人氣的跳腳,大聲喊冤,甚至驚慌失措。然而該等信函只是對方單方面的指稱!絕對不代表那是「事實」!是故收到之後,也無須太過驚慌。建議及時尋求律師專業諮詢,以保護自己權益,免於訟累。草擬回函可參考上述建議注意之要點,謹慎回覆之即可。