按公司法第218條第1項規定：「監察人應監督公司業務之執行，並得隨時調查公司業務及財務狀況，查核簿冊文件，並得請求董事會或經理人提出報告」。
查，股份有限公司之監察人若爰引公司法第218條之規定，主張其擬對公司行使其監督權及調查權，而要求公司提出簿冊文件以供審核時，監察人得請求提出之『簿冊文件』具體內容究竟為何？對此，經濟部函釋說明如下：
「簿冊」為：歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等
1、經濟部先於100年5月30日以經商字第10002068170號函釋，指出公司法第218條第1項之「簿冊」包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等
|
按公司法第218條第1項規定：「監察人應監督公司業務之執行，並得隨時調查公司業務及財務狀況，查核簿冊文件，並得請求董事會或經理人提出報告」。上開規定之「簿冊」與本部81年12月8日經商字第232851號函所稱簿冊，二者定義相同，包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等。是以，監察人依公司法第218條第1項規定得調查公司業務及財務狀況，並查核簿冊文件，該簿冊文件之範圍包括股東名簿在內。又監察人須影印公司簿冊文件時，公司應配合辦理。準此，監察人基於監察權之行使，自得要求公司及股務代理機構提供股東名簿，前經本部99年10月8日經商字第09902140320號函釋在案。至於監察人查核簿冊文件地點一節，倘公司簿冊文件係由公司之受任人管理，則監察人自得於該受任人之處所為之。本部65年11月20日商字第31741號函及71年3月16日第08736號函，應予補充。
|
2、經濟部再於102年5月20日以經商字第10202054200號函釋，重申公司法第218條第1項之「簿冊」包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等
|
一、監察人係股份有限公司之法定必備之常設監督機關，職司公司業務執行之監督與公司會計之審核。依公司法第218條第1項規定：「監察人應監督公司業務之執行，並得隨時調查公司業務及財務狀況，查核簿冊文件，並得請求董事會或經理人提出報告」。上開規定之「簿冊」包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等（參照本部81年12月8日經商字第232851號函釋）。準此，個案上如符合上開規定，監察人自得據以行使監察權，公司當須配合提供股東名簿。又依同條第3項規定：「違反第1項規定，妨礙、拒絕或規避監察人檢查行為者，各處新臺幣2萬元以上10萬元以下罰鍰」。
二、惟監察人在執行職務範圍內，亦為公司負責人，應忠實執行業務並盡善良管理人之注意義務，如有違反致公司受損害者，負損害賠償責任（公司法第8條、第23條、第224條參照）。故監察人行使職權時，仍應遵守相關法令之規定，對於行使職權所知悉之資料，自仍應負保密義務。又本案監察人行使監察權是否涉及個人資料保護法問題，允宜按個案情形適用個人資料保護法辦理。
|
然，依照前開經濟部函釋內容，吾人不禁想問，當監察人向公司請求交付簿冊時，公司是否提出公司之歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿即可免除交付責任？監察人是否仍可向公司請求交付其他簿冊？對此，經濟部補充函釋內容說明，公司法第218條之簿冊不以歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿為限：（經濟部一０四、三、一０經商字第一０四０二四０四六一０號函）
|
本部99年10月8日經商字第09902140320號函所提簿冊與本部81年12月8日經商字第232851號函所稱簿冊，兩者定義不相同
一、本部99年10月8日經商字第09902140320號函釋提及「復按公司法第218條第1項規定：『監察人應監督公司業務之執行，並得隨時調查公司業務及財務狀況，查核簿冊文件，並得請求董事會或經理人提出報告』。上開規定之『簿冊』與本部81年12月8日經商字第232851號函所稱簿冊，二者定義相同，包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等…」。核其法理有所不當，按公司法第210條是針對股東及債權人查閱或抄錄公司股東名簿表冊所設計；而同法第218條則是因應公司監察人行使監察權之職權而為規範，其文字解釋上，第218條的範圍大於第210條，原則上可查閱或抄錄之範圍不宜有過多的限制。故應將上開99年10月8日經商字第09902140320號函：「上開規定之『簿冊』與本部81年12月8日經商字第232851號函所稱簿冊，二者定義相同，包括歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿等…」乙段文字刪除。本部99年10月8日經商字第09902140320號函，爰予補充。
二、又本部100年5月30日經商字第10002068170號函、102年11月29日經商字第10200127950號函亦有與本部81年12月8日經商字第232851號函所稱簿冊，二者定義相同情形，該段文字亦予刪除，併予補充說明。
|
實則，司法實務上，當監察人爰引公司法第218條規定向公司請求交付簿冊時，亦不以歷屆股東會議事錄、資產負債表、股東名簿及公司債存根簿為限（參見最高法院99年度台上字第687號判決），並附序明。
