如何用英文寫email，其實不僅是法律背景者要學習，只要與國外從事商業交易行為者，皆應明白應如何撰擬英文email，始符合禮儀，並避免詞不達意。而往往法律工作者在草擬審閱合約過程中，亦係以email方式與客戶端或對方當事人聯繫交換意見，是故，學習如何好好地寫一封email，其實是維護商業交易上給人的第一印象。
 
首先一開始請用「Dear Mr./Miss/Mrs. X」稱呼對方，切忌忽略對方稱謂，直接開始陳述，或是用「Hi」、「Hello」等作為開頭語，顯得很不正式。雖然中文看來Dear是「親愛的」的意思，也許大家會覺得有點彆扭，認為不是那麼熟悉怎可以用這個字開頭。然而這是英文email一開始的一種敬稱，如果你和對方較為熟稔，可以直接在Dear後面接上他的名子。忽略稱謂直接切入主題有命令的口吻，只能用在上對下，或是相當熟識的平輩之間，對於客戶或對方當事人應避免之。
 
中間內文的陳述當然依個案狀況開始鋪陳，然而需要注意的是，如果email夾帶一份合約修改意見，且合約篇幅較長，例如超過15、20頁，最好對合約意見在email中作一些歸納整理，以利已方當事人或對方當事人對於合約修改意見的理解，或作為合約修改意見的強調。這時候用點列式(bullet point)較為理想，而非把所有意見濃縮在一段內，除非要提醒的要點真的很少，才會將其簡述放置同一段落中。
 
其二，縱使也許撰寫正式法律意見書(legal memo)的機會相較不多，往往也常用email作完整的法律意見分析回饋，通常是回覆客戶問題，或是對案件進行法律分析。以email進行意見法律回覆或分析時，通常可以依循法律分析方式IRAC(issue→regulation→analysis→conclusion)為之(關於IRAC寫作方式已有太多文章討論，此不贅述)，此外還有以下須注意的要點：
 

1. 邏輯性：法律分析必須有邏輯性，可以時間發展數列，或是因果關係，或正反意見討論等方式為之，重點是分析脈絡必須依循邏輯性。不能產生前後矛盾之陳述，最好是寫完後反覆閱讀，進行適當地調整。也可以請同事幫忙檢視，以一個對案件不甚清楚第三人閱讀之，是否可充分理解要闡述的意見。
2. 一段一個主題：無論要不要用標題，建議一段僅討論一件事，以資明確，必要時用副標題(subheading)，而主題討論順序自然也須按照邏輯性為之。
3. 引據法條：切忌在文中直接貼上法條，可將要引據的法條放置在該段落下方，便於參考，直接整條貼上影響閱讀流暢性，也增加資料未經整理消化草率感，要引據的法條案利最好用自己的話在email中描述重點，一來表示自身的理解，二來強調要引據之重點所在。
4. 完整陳述：與國內客戶不同的是，國外客戶通常希望知道事情整個狀況(whole picture)，可能遭遇的風險、阻礙，整體利弊分析。國內客戶也許因為東方人較不好意思質疑律師的法律意見或要求，或者是基於對專業的尊重，總之就是照著律師要求的提供或去做就是。然而一般而言，外國客戶很希望知道要求的原尾，也希望知道案情的走向。故建議在作案情進步報告時，儘量作清楚而完整的陳述與分析，並將自己花的精神時間力氣一併寫入，也讓當事人能明白(並appreciate)你的一番努力，這樣做也不是為了邀功，而是為了建立與當事人間互信的關係。
5. 提供解決方式：僅單純做法律資料整理分析，並不足以回答當事人的問題，坦白說也許一些有法律背景的客戶也可以自行查閱，而不需要你為他作資料搜尋，法律意見提供的價值不是將法條判決判利引據後，告知當事人一個「No go」，通常當事人要尋求的是有價值的法律意見，也就是一個解決方式(solution)，這可能是綜合對於當事人商業行為的了解，提出利弊分析，風險評估後，所建議的一個可為選擇行的方式，是基於法律與商業的綜合考量與分析，這才是一份法律分析的價值之所在。

 
主文討論完畢，email的最後一段通常寫「We looks forward to hearing from you at your early convenience.」或是「We hope the above explanation is helpful. If you have any questions, please feel free to let us know.」然後再加上「Thank you.」而不要寫「Thanks.」。「Thanks.」也是過於口語化，是中文「謝了」的意思，同樣用於熟稔的平輩或晚輩間。至於最後的署名前大家都知道要用「Regards」、「Best regards」、「Warm regards」、「Best」等類似用語，應該不會有太多問題。
 
英文email寫法大致上要點如上，然仍需要多加練習才能熟悉掌握。