英文合約審閱意見交換進行一陣子之後，通常在最後階段，也就是有幾個條款來來回回雙方仍難以達成共識的時候，可能會約一個電話會議討論該等條款，希望藉由雙方直接口語溝通交換意見方式，能更清楚雙方的意圖與顧慮，藉以儘速達成共識。如果一個合約很輕鬆就可以達成協議，通常這樣的談判會議是不需要的。因此可預期的，在會議中會有重要的交換條件，雙方需要有共識地讓步，以促成合作。以下針對英文合約商務談判各項要點進行討論與分析，供大家參考。
 
一、會議主題
 
首先，必須要清楚明白會議主題和商討議題，最好的情況是雙方已經大致訂好會議議程（agenda），俾使與會者明白討論的條款與問題，然而必須坦白說很多情況下也就是把目前談的合約最新版本拿出來直接交換意見，如果合約審閱一路上都有參與的與會者，對這樣的進行方式應該也不會有困難，而能夠快速進入狀況。然而需要特別注意的是，要求對方於會議前提出最新的意見是合理的也是必需的，如果最新意見在會議中始被提出，恐將拖延會議並難以立即達成共識。
 
二、內部共識
 
誠如前面所言，談判就是在進行重要條件之交換，是故，會議之前最重要的工作就是凝聚內部共識，所有相關部門都應該on the same page齊聲對外，法務和業務都是為了公司利益站在同一陣線上，事務所和客戶也是為了客戶利益而進行談判。提出或接受條件交換前，也必須與各部門統整意見，完全了解合約整個風險。因為合約條款都是相互呼應連貫的，不可單一視之，以免掛一漏萬，使得為完整之風險評估，進一步進行條件之交換。內部共識凝聚要點如下：
  （一）確認己方要求
  （二）在了解整份合約內容之下完整風險評估
  （三）底線設
  （四）預設替代方案
  （五）準備交換條件

三、會議進行要點
 
已經做好會議準備功課的前題下，在會議之中有幾項要點必須注意：
  （一）完整釐清各項議題
            會議中務必把握機會，將所有需要釐清的議題與不確定之點完整釐清，包含對方引據的法條，或對方提出的文字語意不清或與通常交易習慣不符之點，在簽署合約之前，必須充分明白各項權利義務為何，使得對之承諾。

  （二）詢問原因
            談判永遠在猜測對方的心意，而對方也永遠不會完全揭露讓我們所知。我們能試著易地而處揣摩，然而對於對方任何堅持不下之點，試著去探尋堅持的原因，常常背後的原因是可以被理解的，往往只是對方提出的手段方式不能被接受。如果雙方都能同意對方擔憂之點值得被考量，可共同協商一個雙方都能接受的手段方式修改入合約中。這樣也是對對方展現欲配合解決問題的誠意，讓對方感受到能被理解或尊重，通常對於協商談判的進行有相當助益。

  （三）切勿太快做出承諾
            英文合約談判，與其他所有的談判一樣，有捨有得，有來回bargain，如果希望賠償上限不高於美金一百萬，提出的方案可能從五十萬開始，最後「勉強地」回過頭去與部門主管或客戶報告後，「努力地」達成對方一百萬元上限的要求。勿太快做決定一來避免匆促下誤判，或超過委任權限，或造成對方太輕易首肯的印象而認為可以要求更多。
 
四、針對英文談判部分
 
以上談判重點其實可適用所有的談判，然而針對英文談判部分有幾個特殊性，大致歸納羅列如下：
   （一）面談或電話會議
             以語文掌握度而言，能夠以面談方式進行協商基本上優於電話會議，然而願意千里迢迢飛來或飛去進行面會的談判畢竟是少數，故多半還是以電話會議或視訊會議進行，其中又以電話會議為主。在電話會議中，怎麼樣可以在對方飛速語詞中達到理解並能迅速反應，通常是讓大家相當困擾並憂慮的。在經過前面的會議事前完善準備後，與會者理應是能夠高度掌握討論議題，此時就要藉由會議進行狀況、發言者語調抓文句中的重要key word，如果真的沒有辦法catch up，也務必即時釐清。可以用”I would like to further clarify…”或是”Can we please go back to….”給自己多一點機會弄清楚議題並延長反應時間。

   （二）著重在要討論的問題上
             其實對方已經知道我們不是native speaker，對於我們的英文表述程度都會有一定的tolerance，不會期待他是跟一個完美英文對話者在進行談判，所以無需太過擔心講錯這件事，把注意力放在表述要討論的問題上，而非英文的正確性上，可稍微減輕擔心講不好的壓力。然而一定的禮貌還是要有的，例如不適宜突然打斷對方的話，不適宜用起始句命令方式，不適宜用太輕忽的態度或與朋友間隨性的言詞語句等。

   （三）建議語句使用方式
             由於大家講英文的時候，還是很習慣用中文的表述方式，例如中文很喜歡用「我覺得」、「我想」、「我們認為」開頭一個句子，於是在講英文的時候，就常說「I think 」、「I feel」，這兩個都不是很好的商務談判句子開頭，比較適合用在社交表述感情、想法與感覺。建議商務英文談判句子開頭用「I will say」、「We consider」、或「We are concerned」。至於大家非常喜歡表示禮貌用「Excuse me」開頭也可以避免，至少不需用的太頻繁，如果把他當成每一句的開頭更是沒有必要。其實怎麼說比較好，你打開耳朵聽對方如何表述就是最好的示範！

   （四）開頭與結尾
五、會議結束後
 
無論是內部會議或與客戶間的協商會議建議都養成做好會議紀錄（meeting summary）的習慣，在會議後完成寄給與會者，以確認雙方或多方理解一致之點、確定會議中討論達成的協議、明列未成達的議題，及各自會後應進行的事務（to-do list），以作為下次會議重要之參考依據。
 
以上為筆者長年來英文會談判經驗分享，practice makes perfect，只要多加練習，經由每次會議中的訓練與檢討，必能讓自己更進步！